こんにちはー！
今回は社内SEのお仕事の一つ、
ユーザ教育
について、簡単にまとめていきたいと思います
教育のタイミング
- 新入社員受け入れの時
- システム変更の時
- トラブル情報展開の時
この3つのタイミングで、教育を行っています
①新入社員受け入れの時
毎年4/1入社した新人や、中途採用で入社した人たちを対象に教育を
行っています
新入社員だからといって、
電源はこのボタンで…、マウスは右と左でクリックができて…、キーボードは…
といった超基本的なところは教えません
あくまで、利用しているシステムの説明が中心となります
②システム変更の時
システムは必ずと言っていいほど変化を要求されます
- コロナ禍によって、テレワークが導入された
- 消費税が増税となり、システムも増税に関する変更が必要となった
- AIやRPAといわれる新技術を使って働き方改革をすることになった
具体例を挙げるとこのようなものが挙がってきますね
基本的に、同じシステムを10年、20年…と使い続けていくのは
ほぼ間違いなく不可能です
変化に対応するために今のシステムを改修するか、または新たなシステムや
サービスを導入するかという選択が迫られます
そのため、システムを利用するユーザもその変化に対応できるように
教育する必要があります
③トラブル情報展開の時
まずは、セキュリティ関係ですね
どんな会社であっても、インターネットを利用しているのであれば
コンピューターウイルスに感染しないように気を付ける必要があります
それ以外にも、スパムメールやフィッシング詐欺などインターネットを利用
した悪質行為は日々進化しています
そのような行為の被害を受けないために、注意喚起と教育を行っています
セキュリティ関係以外では、PCやソフトのトラブルもあります
例を挙げると、以前GoogleChromeが社内で起動できなくなるトラブルが
発生した時ですね
この時の回避策として、Chrome以外のブラウザを既定のアプリとする
設定手順を説明しました
トラブルは予知できないので、この対応に関しては基本的に突発です
またパソコンが使えないと業務ができないことが多いので、迅速な対応が
求められます
教育の種類
- デバイス操作教育
- システム、ソフト操作教育
- ITセキュリティ教育
①デバイス操作教育
会社で使われている主なデバイスは以下のものが多いと思います
- PC
- タブレット
- スマホ
- プリンター（スキャナー）
- WEBカメラ、スピーカー
これらの簡単な操作教育を行っています
昨今、技術の進歩が目覚ましくデバイスも圧倒的速度で進化しています
- ノートPCはより薄く、より軽く進化
- タブレットは軽量化がすすみ、ベゼルが減り画面が大型化
WEB会議も、今ではすっかりあたり前に！という所も増えてきたと思います
新しいデバイスを導入した際は、利用方法などをきちんとレクチャーして
正しく使用してもらえるようにしています
教育といっても、そんなに難しいことをしているわけではありません
例えば、WEB会議で使用するスピーカーを例に挙げると
- 電源の付け方、切り方
- PCとBluetooth接続する手順
- WEB会議システムでのスピーカー設定
など、マニュアルをよく見ればわかるような内容がほとんどです
そのため、そこまで時間もかからない教育ですね
②システム操作教育
ほとんどの企業において、何らかの社内システムが存在しています
例をあげると、経費精算や勤怠システムといったものですね
それらの具体的な操作方法をレクチャーしています
特に、新卒新入社員に対してはしっかりと実施することが多いですね
学生時代にそういったシステムと接する機会って少ないので、きちんと
フォローをしています
ただ、教育と言っても、丸一日かけてやるといった壮大な教育はしません笑
システムの数や規模にもよりますが、長くても２～３時間程度でしょうか
もちろん、その教育ですべてを教えるということは不可能なので、
実際に業務の時は配属された部署でOJTを受けながら学んでもらっています
③ITセキュリティ教育
教育の中でも、最も重要なものがこのセキュリティに関する教育です
教育のタイミングの時にもご紹介したように、インターネットを利用した
悪質行為は日々高度化・複雑化しています
もし、そういった被害を受けると
- 顧客情報が流出し、多額の損害賠償＆社会からの信用失墜
- 会社の重要データが暗号化され、暗号解除のために金銭を支払う
といった大きな被害が発生する可能性が高いです
そういった被害から会社と社員を守るために、セキュリティ関係の教育や
注意喚起を行っています
最近の例でいけば、「emotet(エモテット)」と呼ばれるウイルスが
盛んに拡大したというものです
※詳細はIPA公式ページを確認してくださいhttps://www.ipa.go.jp/security/announce/20191202.html
この「emotet」の場合で行けば、
- メールの添付ファイルにウイルスが仕組まれている危険が高い
- 見知らぬメールに関しては、絶対開封しないこと
- もし怪しいメールを見つけたら、迅速にIT担当まで連絡すること
といった注意喚起と教育を行っていました
まとめ
今回はユーザ教育についてまとめてみました
教育のタイミングは3つです
- 新入社員受け入れの時
- システム変更の時
- トラブル情報展開の時
そして、教育の中身も大まかに分けると3つ
- デバイス操作教育
- システム、ソフト操作教育
- ITセキュリティ教育
如何だったでしょうか
既に社会人の方は、確かに受けたことあるかも…という方も多いと思います
こういった教育も社内SEの大事なお仕事の一つなんです
参考にしていただければ嬉しいです
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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